Una volta a settimana i docenti preparano le cosiddette schede menù dei docenti che come abbiamo visto nel nostro gestionale possono essere anche delle ricette per docenti in modo da non dover caricare ogni volta le materie prime e le consegnano agli uffici amministrativi che controllano le disponibilità per autorizzare l’approntamento dei carrelli agli assistenti di magazzino e laboratorio.

E’ questa la fase più delicata e se vogliamo più critica dell’intero processo, in quanto gli addetti devono controllare materia prima per materia prima le disponibilità, controllare l’eventuale ordinato ed inserire nei carrelli la merce già disponibile oltre a predisporre ordini ai rispettivi fornitori degli articoli in modo da avere la merce disponibile per le lezioni della settimana successiva.

Il fiore all’occhiello del nostro gestionale magazzino è senz’altro il wizard carrelli.

Oltre alle procedure manuali, nel menù contabilità abbiamo infatti predisposto un wizard, una sorta di cruscotto magazzino per controllare tutte le schede menù da data a data accorpando le richieste inevase di tutti i professori da data a data e selezionando in una griglia inferiore a parte tutte le materie prime che vanno invece ordinate a fornitore.

Una volta terminate le elaborazioni, nella griglia in alto a sinistra vediamo tutte le schede menù coi nomi dei rispettivi docenti che sono state tenute in considerazione per l’elaborazione. 

Nella griglia in alto a destra il riepilogo di tutte le materie prime accorpate per quantità richiesta e confrontate con la giacenza e l’eventuale ordinato.

Nella griglia inferiore vediamo invece solo le materie prime per cui la quantità richiesta è superiore alla somma della giacenza più l’eventuale ordinato a fornitore.

Questo ultimo dato è significativo, perché non teniamo conto solo della giacenza ma anche dell’eventuale ordine già effettuato per evitare sprechi.

Quando si ragiona con gli alimenti deperibili infatti bisogna ottimizzare gli acquisti quanto più possibile in funzione della shelf life.

La cosa più importante è che attraverso questa maschera oltre ad alimentare rapidamente i carrelli in base alle schede menù possiamo anche inviare email automatiche ai fornitori per le merci mancanti