Per funzionare al meglio il programma ha bisogno di un setup iniziale in modo che giri tutto per il meglio anche per fare una semplice prova. Dando per scontato che vi siate registrati come istituto su ipsarfood.info, che la pagina di ingresso dell’istituto come amministratore sia ipsarfood.it  e che la pagina di accesso di docenti ed assistenti sia https://micropedia.app/ipsarfood/ipsarfood.aspx?CMD=[CODICE MECCANOGRAFICO DELL’ISTITUTO] ecco gli step successivi per configurare il programma:  
  • Inserire gli account per i docenti, gli assistenti di laboratorio nel menù configurazione - personale scolastico
  • Nel menù configurazione impostazioni generali decidere se i vari ruoli possano accedere solo ai rispettivi menù.
    Impostando il flag ad esempio un docente potrà entrare solo nel menù docenti.
    Finchè il programma è in versione di prova tutti possono vedere tutto per capire meglio il programma.
    Attenzione: se non si entra come docente pero' il menù docenti è inefficace perchè abbiamo fatto in modo che ogni docente veda solo i propri carrelli, le proprie ricette per cui l'amministratore nemmeno può guardarle.
  • Inserire nel menù configurazione - classi le classi dell'istituto che fanno laboratorio di cucina in modo da poterle inserire nelle esercitazioni
  • Nel menù magazzino caricare la lista dei fornitori dell'istituto che sono necessari per fare qualsiasi movimento di magazzino.
  • Nel menù magazzino caricare le marche degli alimenti se si è scelto di non utilizzare il nostro database
  • Nel menù magazzino se avete deciso di importare il nostro database alimenti dovete cambiare le unità di prelievo aggiornare i fattori di conversione. POtete farlo aprendo l'anagrafica articoli e consultare i tasti di aggiornamento rapido in alto a destra.
  • Nel menù magazzino articoli di magazzino modificare un prodotto esempio pasta inserendo prima le unità di misura di acquisto e di prelievo col fattore di conversione, inserendo il fornitore il prezzo di acquisto e la marca.
    Col tasto duplica sbloccando il catenaccio, è possibile poi ottenere un record perfettamente identico al precedente dove si potranno cambiare solo i dati che servono evitando perdite di tempo.
  • Se si è scelto di non importare il nostro database configurare le causali di magazzino
  • Nel menù contabilità -gestione del budget classi e docenti creare i budget per i docenti altrimenti non possono creare le schede menu'
  • Per fare una prova di una scheda menù entrare come docente dall'altro link predisposto per gli utenti. Se ad esempio il codice meccanografico dell'istituto è NARH01000V i docenti dovranno entrare per forza dal link:
    https://micropedia.app/ipsarfood/ipsarfood.aspx?CMD=
    NARH01000V
  • Una volta entrato come docente andare nel menù docenti e cliccare nuova scheda menù. Bisognerà scegliere un budget e inserire gli alimenti da ordinare agli assistenti di cucina. E'possibile anche andare prima nel menù ricette dei docenti e caricare una ricetta completa in modo che al momento della scheda menù si potrà inserire la ricetta invece che i singoli ingredienti.
    Inserire le schede di almeno due professori di cucina in modo da poter verificare successivamente gli accorpamenti
  • Entrare con un account amministrativo col quale si potranno verificare nel menù contabilità le schede docenti inevase e nel menù wizard il cruscotto per controllare quello che c'e' da ordinare e quello disponibile ed eventualmente alimentare i carrelli e fare ordini al fornitore
  • Una volta fatto almeno un ordine fornitore entrando come assistente amministrativo nell'apposito menù si può testare la fase di ricevimento merci e nel menù giacenze di magazzino come cambiano le giacenze.
    Ad esempio nella fase di ricevimento merce aumenta la giacenza e diminuisce l'ordinato.
    Nel menù magazzino - movimenti di magazzino si possono vedere tutti i movimenti di magazzino automatici generati in base alle causali configurate (vedere apposita guida per la configurazione nei punti precedenti) ed eventualmente fare manualmente delle rettifiche inventariali.
  • Entrando come assistente di cucina è possibile testare un reso laboratorio dopo esercitazione caricando prima delle esercitazioni di laboratorio (possiamo anche creare un calendario da poter mostrare nella sala) .
    In questa fase l'assistente riporta in magazzino il carrello con gli ingredienti residui riutilizzabili (che quindi non necessitano di un movimento di avaria) che verranno ricaricati a magazzino.